دفتر روابط عمومی

در "مدیریت روابط عمومی" دفتری وابسته به سازمان یا یک موسسه تجاری مستقل، که بر اساس شیوه‌های علمی و حرفه‌ای، امور روابط عمومی یک سازمان را انجام می‌دهد. ( یک مسئله نمونه این است که سازمانی به دفتر روابط عمومی وابسته خود و یا به یک دفتر روابط عمومی مستقل مراجعه می‌کند و سفارش می‌دهد که در مدت یک سال شهرت مثبت سازمان را بیست درصد افزایش دهد. اندازه‌گیری شهرت مثبت به شیوه‌های گوناگون مثلا "نظرسنجی" امکان پذیر است)یک دفتر روابط عمومی نوعی، از قسمتهای زیر تشکیل می شود :
1 . مدیرعامل یا ریئس کل وغیره که بالاترین مقام دفتر روابط عمومی است .
2. مدیریت داخلی و اداری – مالی ، که امور هماهنگی قسمتها و تنظیم و اجرای قرادادها را به عهده دارد .
3. مدیریت طراحی مطلب، که مشابه مدیریت "خلاقیت آگهی" در تبلیغات است و کلیات و پیام درج شدنی در متون و برنامه های پخش را تعیین می‌کند .
4 . مدیریت اجرای مطلب، که مشابه مدیریت "گروه تولید" در تبلیغات است و براساس مطلب داده شده و شرح وظایف کلی دفتر روابط عمومی به نشر اطلاعات می پردازد، که مهمترین انواع آن عبارتند از : تدوین و ارسال "اطلاعیه روابط عمومی"، برگزاری کنفرانس و مصاحبه مطبوعاتی و رادیو – تلویزیونی، اجرای سخنرانی، تهیه‌کنندگی و کارگردانی فیلم و برنامه رادیویی {مثلا فیلم سینمایی، فیلم کوتاه تبلیغاتی و نمایشنامه رادیویی} طراحی و اجرای نمایشگاه عکس و اسلاید و غیره و طراحی رویه برای شرکت در نمایشگاههای صنعتی و بازرگانی و فرهنگی و غیره .
5 . مدیریت ارباب رجوع ، که دو وظیفه کلی دارد :
اول، پاسخگویی به پرسشهای تلفنی و حضوری عموم مردم
دوم، راهنمایی مراجعه کنندگان مهم به مدیریت داخلی
پاسخگویی به عموم معمولا از طریق میز و اتاق اطلاعات به سرعت انجام می‌شود، اما مراجعه‌کنندگان مهم باید به مدیریت داخلی معرفی شوند تا برای آنها اطلاعات از طریق دو رویه مدیریت طراحی مطلب و مدیریت اجرای مطلب تهیه و تحویل گردد، حتی گاهی لازم می شود مراجعه کنندگان مهم با بالاترین مقام دفتر روابط عمومی (مدیر عامل، رئیس کل و غیره) نیز مذاکره داشته باشند، که البته ممکن است فقط تشریفاتی باشد.
6 . مدیریت نظرسنجی: که بر اساس مطالعات "نمونه‌گیری" و بررسی شکایتها و پیشنهادها و غیره اطلاعاتی فراهم می آورد که در اصلاح رویه‌های طراحی و اجرا وغیره کاربرد دارد، ممکن است این قسمت از دفتر روابط عمومی طی قرارداد، به عهده "موسسات نظر سنجی" معتبر گذاشته شود.

نکته: در کتاب فرهنگ تبلیغات، واژه دفتر روابط عمومی، به عنوان یکی از سه عنصر اساسی "مدیریت روابط عمومی" یعنی:
1 . سازمان
2 . دفتر روابط عمومی
3 . رسانه ها و ابزارها
آمده است .
از این روی ، گذشته از اینکه دفتر روابط عمومی ممکن است یک سازمان اداری بزرگ یا کوچک باشد، که مثلا شش قسمت فوق الذکر تشکیل شده باشد ، نیز می تواند یک شخص باشد که مراحل و اجزای دفتر روابط عمومی را (به عنوان اجزا داخلی عنصر دوم سیستم) در رویه ها و روش شناسی های خود به کار گیرد . به عبارت دیگر ، دفتر روابط عمومی نیزمانند "دفتر تبلیغاتی" ممکن است به دو صورت اداره شود :
1 . داخل سازمان و به عنوان یکی از قسمتهای سازمان ( در شرکت تولید چای X ، یک دفتر روابط عمومی، متشکل از یک مدیر، یک معاون، دو منشی و سه متصدی میز اطلاعات، مسئولیت پاسخگویی به مشتریان و عموم مردم را به عهده دارند، سالانه در چند نمایشگاه شرکت می‌کنند، با چاپ بروشور به مردم اطلاعات می‌دهند و نظریات و شکایتها را در فرم های مخصوص ثبت می‌کنند. برخی از این فعالیتها مشابه تبلیغات است)
2 . خارج از سازمان و طی قرارداد با یک موسسه تجارتی دفتر روابط عمومی (شرکت ما با یک دفتر روابط عمومی ، معروف قرارداد سه ساله بسته است تا کلیه امور روابط عمومی شرکت را انجام دهند) به عبارت دیگر، دفتر روابط‌عمومی، در الگوی سیستمی مدیریت روابط عمومی، خود، یک سیستم فرعی است که می‌تواند توسط یک سازمان اداری یا یک شخص پیاده‌سازی شود، مثلا در یک موسسه کوچک، ممکن است فقط یک مسئول وجود داشته باشد که کلیه امور دفتر روابط عمومی را انجام دهد.

رییس انجمن روابط عمومی ایران: روابط عمومی بسترش مدیریتی است.

رییس انجمن روابط عمومی ایران با اشاره به ویژگی‌های یک روابط عمومی اثرگذار، از روابط عمومی بعنوان عنصری یاد کرد که شان و بسترش مدیریتی است. به گزارش خبرگزاری جمهوری اسلامی دکتر میرزابابا مطهری‌نژاد روز جمعه در نشست روابط عمومی‌های هرمزگان افزود: هرچند ماموریت‌های مختلفی برای ایفای نقش روابط عمومی‌ها تعریف شده است ولی براساس آخرین تعریف بستر حرکت روابط عمومی یک بستر مدیریتی عنوان شده است. وی گفت: در این تعریف روابط عمومی همپای مدیر دستگاه اجرایی و یا بنگاه موردنظر روند ارتباطات سازمان را هدایت و نیروهای ارتباطی را بکار گمارده و با سازماندهی و کنترل و نظارت، عملکردها را بخوبی رصد می‌کند. وی همچنین از ابزار روابط عمومی بعنوان دیگر خصیصه‌های روابط عمومی کارا یاد کرد و افزود: هرچند مدلهای زیادی برای تحقق این ارتباط وجود دارد ولی ما اگر ساده‌ترین مدل که مدل ارسطویی و مبتنی بر سه اصل منبع ارتباط، پیام و مخاطب هست را بکار ببندیم، قطعا در این زمینه نیز هم دستاوردهای لازم را بدست خواهیم آورد. این استاد دانشگاه گفت: در بخش اطلاع و ارسال پیام باید متوجه باشیم که اطلاع یعنی چیزی به‌مردم و افکارعمومی بگوییم که نمی‌دانند، چرا که با گفتن و تکرار آن چیزی که مردم می‌دانند قادر به برقراری جریان و ارتباط واقعی نیستیم. وی از مخاطب‌شناسی بعنوان مولفه بعدی مدل ارسطویی درارتباطات یاد کرد که روابط عمومی باید برای اثرگذاری حرکتش مخاطبانش را بدرستی بشناسد وبا حفظ موقعیت‌شناسی اقدام به کار فرهنگی نماید. دکتر مطهری‌نژاد سومین وظیفه یک روابط عمومی موفق را در این دانست که با ظرافت خاصی فعالیتهاو عملکردهای سازمان متبوع و فلسفه وجودی آن را به ذائقه جامعه بچشاند. وی گفت: اگر ما به حوزه روابط عمومی بعنوان یک بستر مدیرینی نگاه کنیم و دیگر ویژگی‌های یادشده را در کنار آن ببینیم، قطعا ضمن پایداری سازمان مربوطه به بالندگی و اعتلای جامعه کمک می‌کنیم. استاندار هرمزگان نیز در این نشست گفت: روابط عمومی در نظام مردم سالار دینی باید برخلاف بنگاههای اقتصادی که بحث مشتری مداری را مد نظر قرار دارند، به موضوع مشارکت مردم توجه داشته باشند. عبدالعلی صاحب‌محمدی افزود: اگر در نظام مردم سالاری دینی نقش مردم در هر فعالیتی تعریف نشود معلوم نیست که سرانجام آن فعالیت مناسب باشد و اتفاقا باعث بالا رفتن هزینه و زحمت مدیران خواهد شد. وی گفت: روابط عمومی باید با کلان‌نگری از توجیه عملکرد و تبلیغات بیرون بیاید و با حرکت به سمت پژوهشگری اهداف سازمانی را خوب تبیین و برای عملیاتی کردن آن برنامه ریزی نماید. وی اطلاع رسانی شفاف، سریع و صحیح به رسانه‌ها، حرکت به سمت برنامه‌های محتوایی در خصوص مناسبتها و سرکشی از خانواده شهدا را جزو دیگر وظایف روابط عمومی‌ها برشمرد.

روابط عمومی می‌تواند عامل تغییرات سازمانی باشد.

معمولا رسانه‌ها به هنگام ورود به بحث تغییرات چند دسته‌اند. گروهی ایجاد کننده‌ی تغییرات سیاسی – اجتماعی هستند و افکار عمومی را تحت تاثیر قرار داده و جریانی نو را خلق می‌کنند، گروهی برامواج تغییرات سوار شده و هدایت آن را به سمت دلخواه خود به پیش می‌برند و گروهی دیگر نه ایجاد کننده‌اند و نه هدایت کننده بلکه کاملا خنثی و بی‌تفاوت از کنار تغییرات می‌گذرند و حاضر نیستند خود و مخاطبان شان را در تغییرات مشارکت دهند . به گزارش سرویس نگاهی به وبلاگ‌های خبرگزاری دانشجویان ایران (ایسنا)، علی هاشمی در وبلاگ "ارتباط" به نشانی http://sadjad-1.blogfa.com در ادامه نوشته است: روابط عمومی ها نیز در مواجهه با تغییرات سازمانی با رسانه‌ها وجه اشتراک دارند. روابط عمومی‌ها می‌توانند عامل و یا هادی تغییرات سازمانی باشند و یا به صورت کاملا خنثی عمل کنند. روابط عمومی‌های موفق عمدتا در دو دسته‌ی اول نقش ایفا می‌کنند گروهی با توجه به اطلاعات درون سازمانی و برون سازمانی می‌توانند افکار مدیران و تصمیم گیران سازمان را تحت تاثیر قرار دهند و با ایجاد جریانی مثبت یا منفی در سازمان نقش آفرینی کنند. اینان معمولا مشکلات و ضعف‌ها را با استفاده از راهکارهای علمی کالبدشکافی کرده و برای بهبود آن از طرق گوناگون همچون آموزش دهی ،برگزاری نشست‌های توجیهی، بهره‌گیری از رسانه‌ها و... تلاش می‌کنند. گاهی ممکن است در اثر عوامل درونی و برون سازمان تغییر و یا به عبارتی بحران ایجاد شود و تمام سیستم سازمانی را تحت تاثیر قرار دهند.در این موارد روابط عمومی با برنامه‌ای منسجم و البته با واکنش سریع می‌تواند به کنترل و هدایت تغییرات بپردازد و از وارد آمدن لطمات اساسی به سازمان جلوگیری کند. این امر می تواند از مقابله با شایعات کوچک درون سازمانی گرفته تا طرح ضعف‌های سازمان در رسانه‌ها را شامل شود. باید توجه داشت مدیریت صحیح تغییرات ویا بحران‌ها می‌تواند نجات بخش سازمان باشد. گروه سوم از روابط عمومی‌ها در مواجه با تغییرات کاملا خنثی عمل کرده و نه تنها هدایت گر آنها در مسیر صحیحی نیستند، بلکه کاملا بی‌تفاوت بوده و نظاره‌گر نابودی سازمان هستند و در مواردی خواسته و یا ناخواسته با آن همراهی می‌کنند.

برنامه نخستین کنگره کنفدراسیون روابط عمومی کشورهای اسلامی اعلام

برنامه نخستین کنگره کنفدراسیون روابط عمومی کشورهای اسلامی  که روزهای 30-29  بهمن ماه سال 1386 در سالن اجلاس سران برگزار خواهد شد اعلام شد. به گزارش سایت روابط عمومی،مهمترین برنامه های این کنفدراسیون:دیدار با مسئولان عالیرتبه جمهوری اسلامی ایران،بازدید از خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران،ملاقات با شهرداری تهران و رئیس دانشگاه آزاد اسلامی،برگزاری نمایشگاه جنبی آشنایی با روابط عمومی ایران و سایر کشورهای اسلامی و نیز آشنایی با ایران اسلامی،چاپ کتاب معرفی کنفدراسیون و اعضای آن و ادای احترام به بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران است. گفتنی است:مهمترین اهداف این کنگره ،افتتاح رسمی دبیرخانه  کنفدراسیون،عضویت اکثریت انجمن های روابط عمومی کشورهای اسلامی در کنفدراسیون و تصویب نهایی اساسنامه در کنگره است.

ثبت‌نام چهارمین کنفرانس بین‌المللی روابط عمومی ایران آغاز شد.

ثبت‌نام چهارمین کنفرانس بین‌المللی روابط عمومی ایران که با حضور اساتید صاحب‌نظر داخلی و خارجی در روزهای 24 و 25 آبان 1386 برگزار می‌شود، آغاز شد. به گزارش خبرگزاری فارس به نقل از ستاد خبری چهارمین کنفرانس بین‌المللی روابط عمومی ایران، در این کنفرانس که به منظور معرفی توانمندی‌ها و ظرفیت‌های صنعت روابط عمومی و دستیابی به جدید‌ترین مطالب تخصصی و گفت و گو با صاحبنظران و متخصصان برگزار می‌گردد، برای نخستین بار از رسانه‌های برتر در حوزه اطلاع‌رسانی تخصصی روابط عمومی تجلیل به عمل می‌آید. بر اساس این گزارش «مسابقه خلاقیت و ایده‌پردازی در روابط عمومی» از جمله برنامه‌هایی است که با همکاری انجمن‌های حرفه‌ای و وزارتخانه‌ها و سازما‌ن‌های دولتی و خصوصی به منظور طرح مشکلات و نارسایی‌ها و ارایه راه‌حل‌های اجرایی در جهت رفع آنها برگزار می‌شود. علاقه‌مندان به حضور در کنفرانس می‌توانند جهت دریافت فرم ثبت‌نام به پایگاه اطلاع‌رسانی WWW.ICPR.IR مراجعه یا با شماره تلفن [phone] تماس بگیرند.